Platforma Witkac.pl – nowe zasady składania ofert w otwartych konkursach ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w 2021 roku.
Urząd Miasta w Kobyłce wprowadził zmiany usprawniające współpracę finansową samorządu z organizacjami pozarządowymi. Do obsługi konkursów na realizację zadań publicznych będzie wykorzystywany program WITKAC.
Platforma www.witkac.pl służy obsłudze procesu zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom uprawnionym. Elektroniczny generator wniosków usprawni przyjmowanie zgłoszeń do otwartych konkursów ofert, a pierwsze z nich będą ogłoszone w grudniu br.
Witkac.pl umożliwia automatyczną weryfikację ofert oraz sprawozdań pod kątem poprawności formalnej i rachunkowej. Dzięki niemu składane oferty będą pozbawione błędów rachunkowych, a liczba błędów formalnych zostanie ograniczona do minimum. Złożenie oferty w generatorze powinno być potwierdzone złożeniem oferty w wersji papierowej w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie.
Wszystkie dane dotyczące konkursów, ofert, umów będą cały czas dostępne w systemie.
Pytania i odpowiedzi na temat platformy Witkac.pl
Jakie korzyści przynosi stosowanie platformy Witkac.pl?
- Generator ofert oparty jest na bazie formularza internetowego z systemem pomocy.
- Niwelowanie błędów formalnych ofert (brak możliwości złożenia oferty niezgodnej z ogłoszeniem).
- Obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego.
- Powiadomienia o ogłoszonych konkursach.
- Możliwość zarządzania ofertą w trakcie jej realizacji.
- Automatyczny proces tworzenia dokumentów (umów, aneksów, sprawozdań).
- Przypominanie o zbliżających się terminach (złożenie oferty, wysyłka sprawozdania), przeglądanie konkursów w ich kluczowych fazach (trwa nabór, trwa ocena, konkurs został rozstrzygnięty).
- Archiwum dokumentów organizacji z możliwością tworzenia nowej oferty na podstawie już złożonych (znajdujących się w systemie).
Jak założyć konto w systemie Witkac.pl ?
W systemie Witkac.pl można założyć konto osoby/organizacji składającej oferty w konkursach organizowanych przez samorządy w otwartych konkursach ofert. Należy wejść na stronę www.witkac.pl, wypełnić formularz rejestracyjny, następnie kliknąć "Utwórz konto" - nastąpi rejestracja organizacji składającej wnioski.
- Na pierwszej zakładce podaje się adres e-mail, który jednocześnie jest loginem konta, wpisać hasło oraz oznaczyć, iż zapoznano się z regulaminem.
- Na drugiej zakładce należy wybrać: województwo, powiat, gmina. Pozostałe pola są fakultatywne natomiast ich wypełnienie pozwoli na wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu. Wypełnienie pól "imię i nazwisko" pozwoli nam zwracać się do oferenta w sposób grzecznościowy, a nie techniczny.
- Dane organizacji, którą Państwo reprezentują - pozwolą na automatyczne wypełnianie tych pól w składanych przez Państwa ofertach w przyszłości.
- Określenie interesujących Państwa sfer pożytku publicznego - pozwoli w przyszłości na dopasowanie proponowanych konkursów do Państwa zakresu działalności.
- Oznaczenie terytorialne - pozwoli wybierać dla Państwa konkursy tych Organizatorów (urzędów, instytucji, itp.), które są najistotniejsze z Waszego punktu widzenia.
- Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, w której będzie link aktywacyjny. (Wiadomość powinna dotrzeć w ciągu ok. 10 min od momentu rejestracji, po upływie tego czasu warto sprawdzić w skrzynce pocztowej folder SPAM, gdyż niektóre filtry mogą potraktować to jako wiadomość potencjalnie niechcianą. Po kliknięciu w niego Wasze konto zostanie aktywowane i od tego momentu można zalogować się do systemu.
Jak złożyć ofertę w systemie Witkac.pl?
Krok 1.
Należy zarejestrować się tworząc konto użytkownika, wybrać konkurs, który nas interesuje, oraz wypełnić wniosek w wersji elektronicznej (Można to zrobić przechodząc do zakładki "Konkursy", następnie "trwa nabór" lub poprzez zakładkę "Mój Profil" klikamy następnie pole "Dodaj ofertę".
Krok 2.
Składanie wniosku podzielone jest na 7 poszczególnych etapów, które należy uzupełnić. Chcąc zapobiec utracie danych, należy zapisać wprowadzone dane za pomocą pola "Zapisz".
Krok 3.
Oferent ma możliwość w dowolnym momencie zapisania wprowadzonych danych i powrotu do edycji w innym czasie, istnieje możliwość wydrukowania wersji roboczej.
Krok 4.
Na etapie wypełniania wniosku należy również wprowadzić imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania wg KRS, które podpiszą ofertę ("Potwierdzenie złożenia oferty") oraz osoby odpowiedzialnej merytorycznie za kontakt roboczy w sprawie złożonej oferty.
Krok 5.
Po prawidłowym wypełnieniu całego wniosku, jego weryfikacji oraz elektronicznym przesłaniu oferty (za pomocą pola "Złóż ofertę") system zapisuje wniosek w bazie danych, po czym każda oferta otrzymuje unikatową sumę kontrolną. Następnie należy wydrukować "Potwierdzenie złożenia oferty". Od tego momentu blokuje się możliwość edycji wniosku.
Krok 6.
Jednym z podstawowych kryteriów formalnych, jest wysłanie oferty w wersji elektronicznej w trakcie trwania naboru, a następnie podpisanie i wysłanie wersji papierowej wraz z załącznikami do Urzędu Miasta Kobyłka w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym.
Krok 7.
Po wysłaniu oferty elektronicznej należy wygenerować z systemu "Potwierdzenie złożenia oferty" po czym jeden wydrukowany i podpisany egzemplarz należy wysłać pocztą lub złożyć osobiście w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie i systemie (UWAGA: decyduje wyłączne data wpływu do siedziby Urzędu), na adres Urząd Miasta Kobyłka, ul. Wołomińska 1, 05-230 Kobyłka.
WAŻNE! Do Urzędu należy przesłać lub dostarczyć osobiście podpisaną ofertę + ewentualne załączniki określone w ogłoszeniu konkursowym. (Wymagane załączniki należy dołączyć w postaci kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela wnioskodawcy.
Jeśli nie złożę wersji papierowej oferty, to...
Brak złożenia oferty w wersji papierowej skutkować będzie odrzuceniem oferty już na etapie oceny formalnej.
Każdy Wnioskodawca, który prawidłowo wypełni i złoży wniosek w systemie otrzyma na podany przez siebie w trakcie rejestracji konta adres mailowy, informację o potwierdzeniu złożenia wniosku. W przypadku nie otrzymania takiej informacji w przeciągu 24 godzin od dnia wysłania oferty należy skontaktować się z Wydziałem odpowiedzialnym za ogłoszenie konkursu, ponieważ może zaistnieć sytuacja, iż wniosek nie został zapisany w bazie danych systemu.
Czy w systemie Witkac.pl możliwa jest praca na dwóch komputerach jednocześnie przy tej samej ofercie?
Niestety symultaniczne uzupełnianie oferty przez dwie osoby w tym samym czasie nie jest możliwe, w następstwie takiego działania mogą wystąpić problemy związane z nieprawidłowym zapisaniem danych w harmonogramie, kosztorysie lub w treści oferty. Należy pamiętać, żeby nie pracować jednocześnie na tej samej ofercie z dwóch różnych kont, ponieważ dane mogą nie zsynchronizować się prawidłowo.
Brak możliwości akceptacji wniosku i złożenia oferty - system Witkac.pl pokazuje błędy.
System Witkac.pl tylko wskazuje na błędy, które popełnione zostały podczas wypełniania formularza, dopiero po poprawieniu tych błędów wniosek możliwy jest do złożenia o czym system informuję treścią: "wniosek wypełniony poprawnie". Wszelkie limity związane z obowiązkiem zapewnienia wkładu finansowego czy osobowego są ustawione w systemie tak jak przewiduje to ogłoszenie konkursowe. Pola, w których system wskazuje błędy (zaznaczone na czerwono) trzeba poprawić samoczynnie, tak aby wprowadzone dane były zgodne z wytycznymi obowiązującymi w danej edycji konkursu.
Przydatne instrukcje:
Instrukcja zakładania konta - rejestracja konta/logowanie
Instrukcja składania oferty - wypełnianie oferty
Instrukcja korzystania z serwisu - instrukcja uniwersalna
