ul. Wołomińska 1a
tel.: (22) 760 70 13 / 09 / 10
Wydział realizuje zadania wynikające z właściwych ustaw i aktów wykonawczych, a w szczególności dotyczące:
1. Spraw administracyjno – gospodarczych:
- współpraca z Wydziałem Infrastruktury przy prowadzeniu ksiąg obiektów zajmowanych przez Urząd Miasta Kobyłka oraz współpraca z instytucjami kontrolującymi obiekty budowlane w zakresie budynków zajmowanych przez Urząd Miasta Kobyłka;
- bieżąca eksploatacja budynków zajmowanych przez Urząd Miasta Kobyłka;
- planowanie i realizacja prac remontowo - naprawczych wewnątrz budynków,
- zapewnienie czystości w pomieszczeniach oraz schludnego wyglądu budynków Urzędu;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz materiałów eksploatacyjnych oraz spraw związanych z kasacją: środków trwałych, oprogramowania, sprzętu biurowego i informatycznego oraz mebli;
- prowadzenie rejestrów: pieczęci i stempli oraz podpisów elektronicznych;
2. Koordynacji spraw z zakresu ubezpieczeń majątkowych (w tym m.in.: oc, nnw).
3. Obsługi technicznej wyborów i referendów.
4. Kancelarii Urzędu:
- prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wypływającej w systemie tradycyjnym;
- obsługa systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją;
- ewidencja przesyłek specjalnych i wartościowych;
- informowanie Klientów o sposobie i trybie załatwiania spraw przez Komórki organizacyjne Urzędu.
5. Prowadzenie Archiwum, a w szczególności:
- koordynacja czynności kancelaryjnych Urzędu, w tym bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych - zadania koordynatora czynności kancelaryjnych określa odrębny dokument;
- gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji wytworzonej w Urzędzie oraz prowadzenia jej ewidencji;
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udziału w jej komisyjnym brakowaniu;
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udziału w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją oraz wskazywanie poprawnej kategorii archiwizacyjnej;
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.
